- Quinyx ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Suite aus Schweden (Quinyx AB, gegründet 2005). Sie bündelt Personalbedarfsprognose, Dienstplanung, Dienstplanoptimierung, Arbeitszeiterfassung, Analytics und eine Mitarbeiter-App und richtet sich vor allem an Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastgewerbe, Facility Management und Gesundheitswesen.
- Preise veröffentlicht Quinyx nicht. Die Preisseite verweist auf ein individuell zugeschnittenes Angebot nach Demo; eine kostenlose Testphase wird nicht genannt (Stand 17. Oktober 2026).
- Eine Alternative lohnt sich vor allem für kleine und mittlere Betriebe, die keine Prognose aus Umsatz- und Frequenzdaten brauchen, schnell starten und Listenpreise vergleichen wollen. Für Filialnetze mit Bedarfsprognose bleibt Quinyx eine starke Wahl.
- Die naheliegenden Alternativen nach Profil: Aplano für KMU mit monatlicher Kündbarkeit (0,50 bis 4,50 € je Mitarbeitendem und Monat), Planday für Gastronomie- und Filialbetriebe mit Umsatzbezug, shyftplan für die Industrie, Deputy für Prognose zum Listenpreis, Staffomatic für KMU ab zehn Personen, Microsoft Teams „Schichten“ für Microsoft-365-Betriebe und Papershift für regelbasierte Planung mit Grundgebühr.
Was Quinyx ist – und für wen die Suite gebaut ist
Quinyx wurde 2005 in Schweden von Erik Fjellborg gegründet, dem heutigen CEO; die Idee entstand nach eigener Darstellung des Unternehmens aus einem Sommerjob bei McDonald’s. Heute beschreibt sich Quinyx als Plattform für „intelligentes Workforce Management“: Dienstplanung, Automatisierung, Kommunikation, Zeiterfassung und die Einbindung der Beschäftigten in einem System. Als Referenzen nennt der Anbieter auf seiner deutschen Website unter anderem Edeka, Freenet, Flink, McDonald’s, Rituals und GLS.
Die Produktstruktur auf quinyx.com gliedert sich in drei Bereiche:
| Bereich | Module | Wofür |
|---|---|---|
| „Managen Sie Ihr Personal“ | Dienstplanung, Arbeitszeiterfassung, Analytics | Pläne nach Vorlagen oder automatisiert, auch nach Qualifikationen und Budgets; Erfassung der Ist-Zeiten |
| „Optimieren Sie Ihr Business“ | Personalbedarfsplanung, Dienstplanoptimierung, operative Einblicke | KI-gestützte Prognose des Personalbedarfs, die sich laut Anbieter an Echtzeit-Trends anpasst |
| „Binden Sie Ihre Frontline Workers ein“ | Mitarbeiter-Hub, Kommunikation, Feedback & Anerkennung, Aufgabenmanagement | Kommunikation und Aufgaben für Beschäftigte ohne Schreibtisch |
Die Mitarbeiter-App bietet nach Anbieterangaben mobilen Zugriff, Verfügbarkeitsangaben, Schichttausch und direkte Kommunikation. Der Schwerpunkt liegt erkennbar dort, wo kleine Schichtplan-Apps aufhören: Personalbedarf aus Prognosedaten ableiten, viele Standorte zentral steuern und Personalkosten gegen Budgets halten. In unserem App-Vergleich führen wir Quinyx deshalb als Lösung für Filialnetze; in der Kategorie „Konzerne“ steht Quinyx auf Platz 2.
Preismodell: auf Anfrage
Quinyx veröffentlicht keine Listenpreise. Auf der deutschen Preisseite heißt es sinngemäß, die Preise richteten sich nach den spezifischen Bedürfnissen; Interessenten teilen ihre Anforderungen mit, Quinyx bespricht anschließend die Optionen. Der Einstieg läuft über „Demo buchen“. Eine frei zugängliche Testphase, Mindestnutzerzahlen oder Vertragslaufzeiten nennt die Seite nicht (Stand 17. Oktober 2026). Preisangaben, die in Bewertungsportalen kursieren, stammen nicht vom Hersteller und sind hier deshalb nicht übernommen. Belastbar ist nur ein schriftliches Angebot.
Wann eine Quinyx-Alternative sinnvoll ist
Ein Wechsel oder eine Alternative ist kein Selbstzweck. Quinyx ist für große Filialbetriebe gebaut, und dort spielt die Suite ihre Stärken aus. Fünf Situationen sprechen trotzdem dafür, andere Lösungen zu prüfen:
- Teamgröße. Ein Café mit zwölf Beschäftigten, eine Arztpraxis oder ein Pflegedienst mit 40 Mitarbeitenden braucht keine Bedarfsprognose aus Kassendaten. Hier zählen Schichtplan, Tausch, Abwesenheiten und Zeiterfassung, und das leisten spezialisierte Schichtplan-Apps zu deutlich überschaubareren Einstiegskosten.
- Einführungsaufwand. Eine Suite mit Prognose, Optimierung und Budgetsteuerung wird als Projekt eingeführt: Daten anbinden, Regeln modellieren, Rollen definieren. Wer innerhalb einer Woche mit dem ersten echten Plan starten will, ist mit einer App besser bedient, die sich per Testkonto selbst einrichten lässt.
- Preistransparenz. Ohne Listenpreis lässt sich das Budget erst nach Demo und Angebot beziffern. Betriebe, die mehrere Lösungen vorab vergleichen wollen, starten mit Anbietern, die ihre Preise veröffentlichen.
- Vertragsbindung. Quinyx nennt auf der Website keine Laufzeiten; bei individuellen Angeboten sind feste Vertragslaufzeiten üblich und im Angebot zu prüfen. Wer monatlich kündbar bleiben will, sollte das ausdrücklich zum Auswahlkriterium machen.
- Funktionsbedarf. Wer Personalkosten gegen Umsatz steuern, aber keine eigene Prognose betreiben will, findet bei mittleren Lösungen Umsatzanbindungen und Budgets ohne vollständige WFM-Suite.
Die Gegenprobe gehört dazu: Wer Hunderte Filialen in mehreren Ländern plant und den Personalbedarf aus Umsatz- und Frequenzdaten ableiten will, findet bei kleinen Schichtplan-Apps diese Prognosetiefe nicht. Dann ist der Vergleich mit anderen Enterprise-Lösungen sinnvoller als der Wechsel zu einer KMU-App.
Kriterien für die Auswahl
Ein Vergleich wird belastbar, wenn er an den eigenen Anforderungen ausgerichtet ist und nicht an Funktionslisten. Die folgenden Kriterien entsprechen weitgehend unseren Bewertungskriterien, ergänzt um die Fragen, die beim Abschied von einer Enterprise-Suite entstehen:
| Kriterium | Worauf zu achten ist | Warum es zählt |
|---|---|---|
| Preismodell | Listenpreis je Mitarbeitendem, Grundgebühr, Mindestmenge, Zuschläge für Module | Erst die Rechnung für das reale Team zeigt die Kosten, nicht der Einstiegspreis |
| Vertragslaufzeit | Monatlich kündbar oder Jahresvertrag, Kündigungsfrist | Bestimmt, wie teuer eine Fehlentscheidung wird |
| Einführung | Self-Service-Test, Onboarding, Dauer bis zum ersten echten Plan | Projekte binden Planer und Führungskräfte über Wochen |
| Arbeitszeitregeln | Warnungen bei Ruhezeit und Pausen nach ArbZG | Die Ruhezeit von elf Stunden nach § 5 ArbZG ist der häufigste Planungsfehler |
| Self-Service | Schichttausch mit Freigabe, offene Schichten, Verfügbarkeiten | Spart Planungszeit, wie im Beitrag Schichttausch organisieren beschrieben |
| Zeiterfassung | In welchem Tarif, per App, Browser oder Terminal | Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt unabhängig von der Teamgröße |
| Planungsautomatik und Prognose | Regelbasierte Zuweisung, Bedarfsprognose, Umsatzanbindung | Der eigentliche Grund, warum Filialnetze zu Suiten greifen |
| Export und Ausstieg | Vollständiger Export von Stammdaten, Plänen und Zeiten | Entscheidet über den Aufwand beim nächsten Wechsel |
Sieben Quinyx-Alternativen im Profil
Die Auswahl deckt die Spanne von der KMU-App bis zur Industrie-Lösung ab. Preise stammen ausschließlich von den Preisseiten der Hersteller, abgerufen am 17. Oktober 2026, netto zuzüglich Mehrwertsteuer; wo der Hersteller keinen Preis ausweist, steht „auf Anfrage“.
1. Aplano – Schichtplanung für KMU, monatlich kündbar
Aplano rechnet je Mitarbeitendem und Monat ab: Core 0,50 €, Basic 2,00 €, Pro 4,50 €, Enterprise auf Anfrage. Es gibt keine Grundgebühr und keine Mindestmenge; der Vertrag ist monatlich kündbar, getestet wird 14 Tage im Pro-Umfang ohne Zahlungsdaten. Schichtplanung per Drag & Drop steckt im Einstiegstarif, Schichttausch und Abwesenheiten in Basic, Zeiterfassung per App, Browser oder Stempeluhr-Tablet, automatische Schichtplanung und Mitarbeiter-Chat in Pro. Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem Arbeitszeitgesetz zeigt das System beim Planen an. Eine Bedarfsprognose aus Umsatzdaten im Stil von Quinyx bietet Aplano nicht; Zeiterfassung und Auto-Planung gibt es erst im Pro-Tarif. Nutzerbewertungen: Capterra 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, OMR Reviews 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen (Stand Juli 2026). Ausführlich im Testsieger-Bericht.
2. Planday – Personalkosten und Umsatz im Blick
Planday verbindet Dienstplanung, Zeiterfassung und Lohnberichte. Der Starter-Tarif setzt laut Preisseite mindestens fünf Benutzer voraus und enthält Arbeitszeitregeln mit Compliance-Warnungen; Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Umsatzintegration und API-Zugang kommen im Plus-Tarif hinzu, automatische Dienstplanung im individuell bepreisten Pro-Tarif. Die Testphase dauert 30 Tage ohne Kreditkarte. Konkrete Euro-Beträge je Tarif gab die deutsche Preisseite am Abrufdatum nicht eindeutig aus; sie sind deshalb hier nicht genannt. Planday ist die naheliegende Wahl für Gastronomie- und Filialbetriebe, die Personalkosten gegen Umsatz halten wollen, ohne eine Prognose-Suite einzuführen.
3. shyftplan – automatische Planung für die Industrie
shyftplan richtet sich an Prozess-, Serien-, Varianten- und Einzelfertigung. Das Produkt shyftplanner erstellt Schichtpläne automatisch unter Berücksichtigung von Bedarfsplanung, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Schichtmodellen und Rotationsgruppen und kann Ausfälle wahlweise vollautomatisch nachbesetzen; shyftskills ergänzt eine Qualifikationsmatrix mit Echtzeit-Audit. Als zertifizierter SAP-Partner bindet shyftplan laut Website SAP APO, HCM und SuccessFactors an. Preise sind nicht veröffentlicht, der Einstieg erfolgt über eine Demo. shyftplan ist damit die Alternative, wenn das Profil Enterprise bleibt, der Schwerpunkt aber in der Produktion statt im Filialhandel liegt; in unserer Konzern-Kategorie steht shyftplan vor Quinyx.
4. Deputy – Prognose und Auto-Planung zum Listenpreis
Deputy ist eine der wenigen Lösungen, die Bedarfsprognose und automatische Planung mit veröffentlichtem Preis anbieten. Laut englischsprachiger Preisseite kostet Lite 5 USD, Core 6,50 USD und Pro 9 USD je Nutzer und Monat. Lite deckt Planung, Stundenzettel und Stempeln ab; Core ergänzt unter anderem Auto-Scheduling, Bedarfsprognose, Lohn- und Arbeitsbudgets; Pro bringt Standort-Hierarchien und Single Sign-on. Bei monatlicher Zahlung gilt seit 1. September 2025 ein Mindestumsatz von 30 USD je Rechnung. Abgerechnet wird je nach Land in AUD, GBP oder USD – für Betriebe in Deutschland ist das ein Punkt für die Budgetplanung. Deputy passt zu mittleren Filialbetrieben, die Prognosefunktionen wollen, aber kein Einführungsprojekt.
5. Staffomatic – einfache Planung für KMU ab zehn Personen
Staffomatic aus Hamburg bietet Basic für 2,00 €, Professional für 4,00 € und Premium für 6,00 € je Person und Monat im Jahresabo, im monatlich kündbaren Abo 2,40 €, 4,80 € bzw. 7,00 €. Jeder Tarif setzt mindestens zehn Personen voraus. Zeiterfassung beginnt im Professional-Tarif, Arbeitszeitkonto und Zuschläge in Premium. Getestet wird 14 Tage ohne Zahlungsinformationen. Staffomatic eignet sich für KMU in Gastronomie, Handel und Pflege, die Schichtbewerbungen und eine einfache App suchen und die Mindestmenge ohnehin erreichen.
6. Microsoft Teams „Schichten“ – für Betriebe mit Microsoft 365
Die Schichten-App in Microsoft Teams ermöglicht Schichtplanung, offene Schichten, Tausch, Abwesenheitsanträge sowie Ein- und Ausstempeln. Sie setzt eine Teams-Lizenz voraus und ist laut Microsoft standardmäßig für Teams-Nutzer aktiviert; Gäste können sie nicht nutzen. Für Konzerne, die Microsoft 365 ohnehin einsetzen, ist das ein pragmatischer Einstieg für einzelne Teams. Eine Prüfung nach deutschem Arbeitszeitrecht oder eine Bedarfsprognose bietet die App nicht; Ruhezeiten müssen Planer selbst im Blick behalten.
7. Papershift – regelbasierte Planung mit Grundgebühr
Papershift aus Karlsruhe bietet Dienstplanung ab dem Premium-Paket mit „intelligenter Dienstplanung“, Professional ergänzt die Vollautomatisierung. Die Preisseite weist für 16 Mitarbeitende monatlich 64 € (Core, ohne Dienstplanung), 96 € (Premium) und 144 € (Professional) aus, rechnerisch 4,00 €, 6,00 € bzw. 9,00 € je Mitarbeitendem; bei jährlicher Zahlung gibt es 10 % Rabatt. Hinzu kommt eine verpflichtende Grundgebühr von 39 € im Monat, das Abo läuft als Jahres-Abo. Nach der Buchung lassen sich alle Funktionen 14 Tage testen. Für Teams bis 15 Mitarbeitende verweist der Anbieter auf Papershift Light.
Vergleichstabelle: Quinyx und sieben Alternativen
| Lösung | Listenpreis | Mindestmenge / Grundgebühr | Test | Bedarfsprognose | Einsatzprofil |
|---|---|---|---|---|---|
| Quinyx (Referenz) | auf Anfrage | nicht ausgewiesen | Demo | ja, KI-gestützt | Filialnetze, Logistik, Gastgewerbe, Gesundheitswesen |
| Aplano | 0,50 € · 2,00 € · 4,50 € je MA/Monat | keine | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten | nein | KMU branchenübergreifend, monatlich kündbar |
| Planday | am Abrufdatum nicht eindeutig ausgewiesen; Pro individuell | Starter ab 5 Benutzern | 30 Tage, ohne Kreditkarte | Umsatzintegration (Plus) | Gastronomie, Filialbetriebe |
| shyftplan | auf Anfrage | nicht ausgewiesen | Demo | Bedarfsplanung | Industrie, Fertigung |
| Deputy | 5 · 6,50 · 9 USD je Nutzer/Monat | 30 USD Mindestumsatz bei Monatszahlung | Testphase (Dauer nicht angegeben) | ja (ab Core) | mittlere Filialbetriebe |
| Staffomatic | 2,00 € · 4,00 € · 6,00 € (Jahresabo) | mind. 10 Personen | 14 Tage, ohne Zahlungsdaten | nein | KMU in Gastronomie, Handel, Pflege |
| Microsoft Teams „Schichten“ | in Teams-Lizenz enthalten | Teams-Lizenz | – | nein | Microsoft-365-Betriebe |
| Papershift | 4,00 € · 6,00 € · 9,00 € je MA/Monat (rechnerisch) | 39 € Grundgebühr/Monat, Jahres-Abo | 14 Tage nach Buchung | nein, regelbasierte Planung | Mittelstand mit Planungsautomatik |
Die Tabelle ersetzt keine Vollkostenrechnung. Was ein Werkzeug für ein Team mit 8, 12 oder 25 Personen tatsächlich kostet, rechnet der Beitrag Schichtplan-App kostenlos beispielhaft vor.
Welche Alternative passt zu welchem Betrieb?
| Ausgangslage | Naheliegende Wahl | Vorher prüfen |
|---|---|---|
| Unter 50 Mitarbeitende, Schichtplan und Zeiterfassung, keine Prognose | Aplano, Staffomatic | Aplano: Zeiterfassung erst im Pro-Tarif; Staffomatic: Mindestmenge zehn Personen |
| Gastronomie oder Filialen, Personalkosten gegen Umsatz | Planday | Umsatzintegration im Plus-Tarif, Euro-Preise im Angebot bestätigen lassen |
| Bedarfsprognose gewünscht, aber kein Einführungsprojekt | Deputy | Abrechnungswährung, Mindestumsatz, Prüfung deutscher Arbeitszeitregeln im Test |
| Produktion mit Rotationen und Qualifikationsmatrix | shyftplan | Angebot und Proof of Concept, Anbindung ans HR-System |
| Microsoft 365 im Einsatz, einfache Teampläne | Microsoft Teams „Schichten“ | Ruhezeiten und Pausen weiterhin manuell kontrollieren |
| Regelbasierte Schichtzuweisung im Mittelstand | Papershift, Aplano Pro | Bei Papershift Grundgebühr und Jahres-Abo einrechnen |
| Hunderte Filialen, mehrere Länder, KI-Prognose | Quinyx bleibt passend | Mit anderen Enterprise-Suiten vergleichen statt mit KMU-Apps |
Wechsel von Quinyx: so gelingt der Übergang
Ein Anbieterwechsel scheitert selten am neuen Produkt, meist am Übergang. Vier Schritte haben sich bewährt:
- Vertragslaufzeit klären. Den Starttermin des neuen Systems an das Laufzeitende des bestehenden Vertrags koppeln, nicht umgekehrt.
- Datenexport vor der Kündigung testen. Stammdaten, Qualifikationen, Urlaubskonten und Stundensalden sollten vollständig im neuen System ankommen. Ein Testexport zeigt früh, welche Felder fehlen.
- Datenschutz und Mitbestimmung vorbereiten. Mit dem neuen Anbieter ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO zu schließen. Gibt es einen Betriebsrat, ist die Einführung einer neuen Schichtplan- und Zeiterfassungssoftware nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG mitbestimmungspflichtig; bestehende Betriebsvereinbarungen müssen auf das neue System angepasst werden.
- Zwei bis drei Wochen parallel planen. Den realen Plan im neuen System nachbauen, Tausch und eine Krankmeldung durchspielen und erst danach umstellen. Typische Stolpersteine beim Umstieg beschreibt der Beitrag Die 7 häufigsten Schichtplan-Fehler.
Häufige Fragen
Was ist Quinyx?
Quinyx ist eine KI-gestützte Workforce-Management-Suite der schwedischen Quinyx AB, gegründet 2005. Sie umfasst Personalbedarfsprognose, Dienstplanung und -optimierung, Arbeitszeiterfassung, Analytics, eine Mitarbeiter-App sowie Module für Kommunikation und Aufgaben. Zielbranchen sind laut Anbieter Einzelhandel, Lager und Logistik, Gastgewerbe, Facility Management und Gesundheitswesen.
Was kostet Quinyx?
Quinyx veröffentlicht keine Preise. Laut deutscher Preisseite wird das Angebot individuell nach den Anforderungen des Betriebs zugeschnitten; der Einstieg erfolgt über eine Demo. Eine kostenlose Testphase wird auf der Preisseite nicht genannt (Stand 17. Oktober 2026).
Welche Quinyx-Alternative eignet sich für kleine Teams?
Für kleine und mittlere Teams ohne Bedarfsprognose eignen sich Schichtplan-Apps mit veröffentlichten Preisen und Selbsttest. Aplano kostet 0,50 bis 4,50 € je Mitarbeitendem und Monat ohne Mindestmenge und ist monatlich kündbar; Staffomatic beginnt bei 2,00 € im Jahresabo, setzt aber mindestens zehn Personen voraus (Herstellerangaben, Oktober 2026).
Gibt es eine Alternative mit Bedarfsprognose und Listenpreis?
Ja. Deputy bietet Bedarfsprognose und automatische Planung ab dem Core-Tarif für 6,50 USD je Nutzer und Monat laut englischsprachiger Preisseite. Abgerechnet wird je nach Land in AUD, GBP oder USD; bei monatlicher Zahlung gilt ein Mindestumsatz von 30 USD je Rechnung.
Welche Alternative passt für Industrie und Produktion?
Für die Fertigung ist shyftplan die naheliegende Alternative: automatische Schichtplanung nach Bedarf, Verfügbarkeiten, Qualifikationen und Rotationsgruppen, eine Qualifikationsmatrix mit Audit-Funktion und SAP-Anbindung. Preise nennt der Anbieter auf Anfrage.
Was muss ich beim Wechsel von Quinyx beachten?
Vertragslaufzeit und Datenexport vor der Kündigung klären, mit dem neuen Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO schließen und, wenn vorhanden, den Betriebsrat beteiligen (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG). Zwei bis drei Wochen Parallelbetrieb mit dem echten Plan senken das Risiko beim Umstieg.
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Dr. Katharina Müller ist Arbeitswissenschaftlerin und Expertin für Personalplanung, Arbeitszeitgestaltung und Workforce Management.
Quellen & Stand der Daten
- Quinyx: Startseite (Produktbeschreibung, Module, Zielbranchen, Referenzen; abgerufen 17.10.2026): quinyx.com
- Quinyx: Preisgestaltung und Modulübersicht (keine Listenpreise, individuelles Angebot, Demo): quinyx.com
- Quinyx: Über uns (Gründung 2005 in Schweden, Erik Fjellborg): quinyx.com
- Aplano: Preise und Testphase: aplano.de
- Planday: Preise, Tarifinhalte, Testphase: planday.com
- shyftplan: Startseite (Branchen, shyftplanner, shyftskills, SAP-Anbindung): shyftplan.com
- Deputy: Pricing (Lite, Core, Pro, Mindestumsatz, Abrechnungswährung): deputy.com
- Staffomatic: Preise (Tarife, Mindestanzahl, Testphase): staffomatic.com
- Microsoft Learn: Manage the Shifts app (Teams-Lizenz erforderlich, standardmäßig aktiviert, keine Gäste): learn.microsoft.com
- Papershift: Preise, Grundgebühr, Jahres-Abo, Testphase: papershift.com
- § 5 ArbZG (Ruhezeit): gesetze-im-internet.de
- § 87 BetrVG (Mitbestimmungsrechte, Abs. 1 Nr. 6): gesetze-im-internet.de
- Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeiter): dsgvo-gesetz.de
Stand: 17. Oktober 2026. Alle Anbieterangaben wurden am 17. Oktober 2026 auf den Websites der Hersteller geprüft und können sich jederzeit ändern; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Preisseite bzw. das schriftliche Angebot. Papershift-Werte je Mitarbeitendem sind aus dem ausgewiesenen Monatspreis für 16 Mitarbeitende zurückgerechnet. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Die Aplano-Bewertungen stammen von Capterra und OMR Reviews (Stand Juli 2026).