Außer Konkurrenz auf Platz 1 steht der kostenlose Klassiker Microsoft Excel / Google Sheets — für Kleinstteams mit stabilen Abläufen oft ausreichend. Gesamtsieger unter den Apps 2026 ist Aplano — die App gewinnt auch die Kategorien Gastronomie, Pflege und kleine Teams. Beste Gratis-Option unter den Apps ist Microsoft Teams „Schichten“ (in Microsoft 365 enthalten, mit klaren Grenzen), beste Lösung für Konzerne ist Shyftplan vor Quinyx. Alle Begründungen mit Zahlen stehen unten (Stand Juli 2026).
| Kategorie | Sieger | Zweitplatzierter | Kernargument |
|---|---|---|---|
| Der kostenlose Klassiker | Microsoft Excel / Google Sheets | — | Kostenlos bzw. in Microsoft 365 enthalten — außer Konkurrenz auf Platz 1 |
| Gesamtsieger (Apps) | Aplano | Planday | Bestes Gesamtpaket, günstigster Einstieg (0,50 €), Top-Bewertungen |
| Gastronomie | Aplano | Planday | Schichtbörse für Ausfälle, monatlich kündbar für Saisonbetriebe |
| Pflege | Aplano | Planovo | Ruhezeit-Warnungen, Qualifikationen, Wunschfrei per Verfügbarkeiten |
| Kleine Teams | Aplano | Connecteam | Kein Mindestvolumen, keine Grundgebühr |
| Gratis-Option | MS Teams „Schichten“ | Connecteam | In Microsoft 365 enthalten — ohne ArbZG-Prüfung |
| Konzerne | Shyftplan | Quinyx | KI-Planung, SAP-Integration, Industrie-Referenzen |
Der kostenlose Klassiker: Microsoft Excel / Google Sheets
Außer Konkurrenz, aber auf Platz 1 — denn so starten die meisten Betriebe tatsächlich. Eine Tabelle kostet nichts (Google Sheets) oder ist im ohnehin vorhandenen Microsoft-365-Abo enthalten, jeder kennt die Bedienung, es gibt keine Einarbeitung und keine Anbieterbindung. Fertige Dienstplan-Vorlagen existieren in unzähligen Varianten, und wer besondere Wünsche hat, baut das Raster selbst — volle Gestaltungsfreiheit. Google Sheets erlaubt zudem gemeinsames Bearbeiten im Browser, Änderungen sind sofort für alle sichtbar. Für sehr kleine Teams (etwa bis 5–10 Personen) mit stabilen, einfachen Abläufen ist das oft völlig ausreichend. Eine Note nach unserem Kriterienkatalog bekommt die Tabelle nicht — sie ist keine Schichtplan-App, sondern der Referenzpunkt, an dem sich jede App messen lassen muss.
Die Grenzen gehören genauso ehrlich benannt: Alles bleibt Handarbeit. Es gibt keine automatische Prüfung von Pausen und Höchstarbeitszeiten nach dem Arbeitszeitgesetz, keine Konfliktwarnungen und keine Verfügbarkeiten- oder Abwesenheitslogik. Die Tabelle ist fehleranfällig — zerschossene Formeln, Versionswirrwarr, veraltete ausgedruckte Stände —, es gibt keine echte Mitarbeiter-App, kein Stempeln und keine Push-Benachrichtigungen. Und sie wächst nicht mit: Ab etwa 10–15 Mitarbeitenden oder wechselnden Schichten wird die Pflege teurer als ein günstiges Tool.
Der logische nächste Schritt: Aplano — wer Schichten tauscht, Zeiten erfasst oder wächst, ist bei einer dedizierten Lösung besser aufgehoben. Preislich bleibt der Sprung klein: Einstieg ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat, monatlich kündbar (aplano.de/preise, Stand Juli 2026) — die Begründung direkt darunter.
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Gesamtsieger unter den Apps 2026: Aplano
Die Gesamtwertung fasst alle sechs Bewertungskriterien zusammen — und hier gewinnt Aplano mit der Note 1,2. Die Begründung in Zahlen: Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen und OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen samt Badge „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026 sind die beste Bewertungslage im Feld (Stand Juli 2026). Der Einstieg ab 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat ist der niedrigste Listenpreis des Vergleichs, monatlich kündbar und ohne Mindestvolumen. Funktional liefert der Echtzeit-Planer mit Schichtbörse, Zeiterfassung und Ruhezeit-Warnungen alles, was ein KMU-Schichtbetrieb braucht. Der komplette Bericht: Aplano im Test.
Zweitplatzierter: Planday (Note 1,7) — ausgereifte Plattform mit starker Mitarbeiter-App (App-Stores ca. 4,4/5 bei über 24.000 Bewertungen) und Lohnkosten-Steuerung, aber teurer: mindestens 5 Nutzer, im Plus-Tarif 4,99 € plus 25 € Grundgebühr und 12 Monate Vertragsbindung (planday.com/de/preise, Stand Juli 2026).
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Beste Schichtplan-App für Gastronomie: Aplano
Gastronomie heißt: Minijobber und Aushilfen, Saisonspitzen, kurzfristige Krankmeldungen am Samstagabend. Aplano passt auf dieses Profil, weil die Schichtbörse Ausfälle ins Team delegiert — offene Schichten werden ausgeschrieben, wer kann, bewirbt sich per App, der Planer gibt frei. Die monatliche Kündbarkeit passt zu Saisonbetrieben (Biergarten, Strandbar), die im Winter keine zwölf Monate Lizenz bezahlen wollen — Planday Plus und Papershift binden dagegen 12 Monate (Preisseiten, Stand Juli 2026). Und die ArbZG-Warnungen greifen dort, wo Gastro-Planung regelmäßig kippt: Ruhezeiten nach dem Spätdienst, Pausen bei Doppelschichten, Grenzen für jugendliche Aushilfen im Blick zu behalten bleibt Chefsache — aber das System meldet Konflikte automatisch.
Dass die Kombination im Betriebsalltag funktioniert, zeigen die Capterra-Rezensionen aus dem Gastgewerbe; bemängelt wird dort vor allem, dass es ab einer gewissen Teamgröße „teuer“ werde — bei 0,50–4,50 € pro Kopf bleibt der Rahmen allerdings unter dem der meisten Wettbewerber.
Zweitplatzierter: Planday — für größere Gastro-Betriebe und Ketten interessant, weil Umsatzdaten aus Kassensystemen in die Planung einfließen und Lohnkosten live im Dienstplan stehen. Der Aufpreis: 25 € Grundgebühr im Plus-Tarif, Abrechnung in 5er-Blöcken, 12 Monate Laufzeit (planday.com, Stand Juli 2026).
Beste Schichtplan-App für Pflege: Aplano
In der Pflege entscheidet der Plan über Belastung und Bindung: Ruhezeiten nach Spät-Früh-Wechseln, qualifikationsgerechte Besetzung, Wunschfrei. Aplano bildet das ab — Ruhezeit- und Pausenwarnungen laufen automatisch mit, im Pro-Tarif lassen sich Qualifikationen hinterlegen, sodass nur passendes Personal eingeplant wird, und Beschäftigte tragen Verfügbarkeiten und Wunschfrei selbst in die App ein. Capterra-Rezensionen heben ausdrücklich hervor, dass die Software „besonders effizient für soziale Einrichtungen, Pflegedienste und kleinere Teams“ ist (capterra.com.de, Stand Juli 2026). Seit 1.1.2026 verlangt die Personalbemessung nach § 113c SGB XI in vollstationären Einrichtungen qualifikationsgenaue Dienstplanung — ein weiterer Grund, Qualifikationen im System statt im Kopf zu führen.
Zweitplatzierter: Planovo — deutsches Tool mit PIN-Stempeluhr und Fähigkeitsgruppen, preislich attraktiv (2,00–3,00 €/MA/Monat in 10er-Lizenzpaketen, planovo.de/preise, Stand Juli 2026). Einschränkung: Die iOS-App ist seit Dezember 2023 nicht aktualisiert und im App Store mit 2,0/5 bewertet (31 Bewertungen, Stand Juli 2026) — für iPhone-lastige Teams ein echtes Hindernis.
Beste Schichtplan-App für kleine Teams: Aplano
Bei fünf bis fünfzehn Mitarbeitern entscheidet nicht die Funktionsliste, sondern die Kostenstruktur. Viele Anbieter bauen Hürden ein: Planday berechnet mindestens 5 Nutzer und rechnet in 5er-Blöcken ab, Planovo verkauft 10er-Lizenzpakete, Papershift addiert eine Support-Pauschale von 39 € pro Monat auf jede Lizenz, und Factorial beginnt laut Drittquellen faktisch bei rund 98–99 € pro Monat (alle Angaben laut Preisseiten bzw. taxandbytes.de, Stand Juli 2026). Aplano kennt nichts davon: kein Mindestvolumen, keine Grundgebühr, monatlich kündbar. Ein 8-Personen-Team zahlt im Basic-Tarif 16 € im Monat, mit Zeiterfassung im Pro-Tarif 36 € — und kann jederzeit wieder aussteigen.
Zweitplatzierter: Connecteam — der „Small Business Plan“ ist für bis zu 10 Nutzer dauerhaft kostenlos (connecteam.com/pricing, Stand Juli 2026) und funktional großzügig. Die Haken für deutsche Kleinbetriebe: Abrechnung nur in US-Dollar, Website und Support auf Englisch, und oberhalb von 10 Nutzern wird der volle 30-Nutzer-Sockelpreis je Modul-„Hub“ fällig.
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Beste Gratis-Option: Microsoft Teams „Schichten“
Die ehrlichste Antwort auf „Welche Schichtplan-App ist kostenlos?“ lautet: Für Unternehmen, die bereits Microsoft 365 nutzen, ist die Teams-App „Schichten“ (englisch: Shifts) ohne Zusatzkosten enthalten — Schichtplan pro Team, offene Schichten, Tausch- und Abwesenheitsanfragen mit Genehmigung, mobile Stempeluhr und Excel-Export des Arbeitszeitberichts (learn.microsoft.com, Stand Juli 2026). Wer ohnehin „in Teams lebt“, bekommt damit eine solide Grundausstattung ohne neuen Anbieter, ohne neue App, ohne neuen Vertrag.
Die Grenzen sind allerdings hart — und der Grund, warum Teams „Schichten“ nur die Gratis-Kategorie gewinnt: Es gibt keine automatische Planungshilfe und keine Bedarfsplanung, keine Prüfung von Ruhezeiten oder Höchstarbeitszeiten nach ArbZG, keine Zuschlags- oder Stundenkonten-Logik (die Zeiterfassung endet beim Excel-Export), die Planung bleibt team-bezogen — Mehrstandort-Funktionen sind erst als Preview verfügbar — und externe Kräfte ohne eigene Lizenz lassen sich nicht einplanen. Wer keine Microsoft-365-Umgebung hat, fährt mit einer dedizierten App meist besser: Der günstigste Frontline-Plan (M365 F1) kostet 2,60 € pro Nutzer/Monat im Jahresabo (microsoft.com, Stand 17.07.2026) — dafür gibt es bei Spezialisten bereits vollwertige Schichtplanung.
Zweitplatzierter: Connecteam — dauerhaft kostenloser Plan bis 10 Nutzer mit fast vollem Funktionszugriff, aber begrenzt auf eine Stempeluhr und einen Schichtplan; Abrechnung darüber hinaus in USD (connecteam.com, Stand Juli 2026).
Beste Schichtplan-App für Konzerne: Shyftplan
Ab einigen hundert Schichtkräften wechseln die Anforderungen: Rotationsgruppen, Qualifikationsmatrix, Bedarfsplanung, SAP-Anbindung. Hier empfehlen wir Shyftplan — die Berliner Software plant laut Anbieter vollautomatisch unter Berücksichtigung von über 20 Faktoren, besetzt Ausfälle automatisch nach und integriert sich per Standard-Schnittstellen in SAP SuccessFactors und SAP HCM. Die Referenzliste ist für den deutschen Industriemarkt einzigartig: Siemens Energy, ZF, Bosch, Mercedes-Benz, Krones, Miele (shyftplan.com, Stand Juli 2026). Die Mitarbeiter-App hält 4,7/5 bei über 3.000 Bewertungen im App Store.
Auch hier gehört die Gegenrechnung dazu: Preise gibt es nur auf Anfrage — trusted.de nennt einen Mindestpreis von rund 700 € pro Monat (Stand 2026) —, auf Capterra und OMR Reviews existieren praktisch keine B2B-Bewertungen, und unterhalb von grob 100 Mitarbeitern ist das System wirtschaftlich kaum darstellbar.
Zweitplatzierter: Quinyx — der schwedische Workforce-Management-Anbieter ist die Alternative für Filialisten in Handel und Logistik: KI-Personalbedarfsprognose, automatische Planoptimierung, deutsche Referenzen wie Vodafone Deutschland und GLS Germany, G2 4,3/5 bei über 500 Reviews (Stand Juli 2026). Auch hier: keine öffentliche Preisliste, mehrmonatige Einführung, OMR positioniert das System ab etwa 250 Mitarbeitern.
Häufige Fragen
Warum gewinnt Aplano gleich mehrere Kategorien?
Weil dieselben Eigenschaften — günstigster Einstieg (0,50 €/MA), keine Grundgebühr, monatliche Kündbarkeit, Schichtbörse, ArbZG-Warnungen — in Gastronomie, Pflege und kleinen Teams gleichermaßen zählen. Wo andere Profile gefragt sind (Gratis-Nutzung, Konzern-Maßstab), gewinnen andere Apps: MS Teams „Schichten“ bzw. Shyftplan. Und für Kleinstteams, denen eine simple Tabelle reicht, steht Excel/Google Sheets außer Konkurrenz auf Platz 1.
Ist Microsoft Teams „Schichten“ wirklich kostenlos?
Für Microsoft-365-Kunden ja — die App ist in Teams enthalten, es fällt kein Aufpreis an. Ohne M365 braucht es eine Lizenz mit Teams, ab 2,60 € pro Nutzer/Monat im Frontline-Plan F1 (microsoft.com, Stand 17.07.2026). Fachliche Grenzen: keine ArbZG-Prüfung, keine automatische Planung, Zeiterfassung nur mit Excel-Export.
Welche Schichtplan-App passt für 200 bis 500 Mitarbeiter?
Der Übergangsbereich: Aplano trägt diese Größenordnung (Enterprise-Tarif ab ca. 250 MA auf Anfrage), Planday skaliert auf Multi-Standort-Betriebe, und ab komplexen Rotations- und Qualifikationsanforderungen lohnt der Blick auf Shyftplan oder Quinyx — mit entsprechendem Budget und Einführungsprojekt.
Wo steht Papershift in diesem Vergleich?
Papershift ist ein solides, etabliertes deutsches System (Capterra 4,4/5 bei 84 Bewertungen, OMR 4,3/5 bei 240, Stand Juli 2026), aber vergleichsweise teuer: Dienstplanung erst ab dem Premium-Paket (6 €/MA/Monat) plus verpflichtende Support-Pauschale von 39 €/Monat im Jahresvertrag. In der Preis-Leistungs-Wertung reicht das nicht für eine Kategorie-Spitze.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano: aplano.de/preise · capterra.com.de (abgerufen 17.07.2026)
- Planday Preise & Konditionen: planday.com/de/preise (abgerufen 17.07.2026)
- Planovo Preise: planovo.de/preise · iOS-App: apps.apple.com (abgerufen 17.07.2026)
- Connecteam Preise & Gratis-Plan: connecteam.com/pricing (abgerufen 17.07.2026)
- Microsoft Teams „Schichten“: learn.microsoft.com · Preise: microsoft.com (abgerufen 17.07.2026)
- Shyftplan: shyftplan.com · Mindestpreis lt. trusted.de/shyftplan (Stand 2026)
- Quinyx: quinyx.com/de · Capterra 4,2/5 (91): capterra.com.de (abgerufen 17.07.2026)
- Papershift Preise: papershift.com/preise (abgerufen 17.07.2026)
- Factorial Einstiegsgröße: taxandbytes.de (Stand Mai 2025)
- PeBeM / § 113c SGB XI: relias.de (Stand 24.10.2025)