Aplano ist unser Testsieger 2026 (Note 1,2). Ausschlaggebend: der günstigste Einstieg im Vergleich (0,50 € pro Mitarbeiter/Monat), Capterra 4,8/5 bei 113 Bewertungen, OMR Reviews 4,7/5 bei 206 Bewertungen mit dem Badge „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026, ein Echtzeit-Planer mit Schichtbörse sowie Warnungen bei Ruhezeit-Konflikten (Stand Juli 2026).
Was ist Aplano?
Aplano ist eine in Deutschland entwickelte Cloud-Software für Schichtplanung, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung. Geplant wird im Browser per Drag & Drop, das Team nutzt die Mitarbeiter-App für iOS und Android (laut Google Play über 50.000 Downloads). Nach Anbieterangaben setzen über 2.000 Unternehmen die Software ein, darunter — nach eigenen Angaben — EDEKA, TUI und das DRK. Typische Kunden sind kleine und mittlere Schichtbetriebe: Gastronomie, Pflege, Einzelhandel, Sicherheitsdienste, soziale Einrichtungen.
Die Funktionen im Detail
Der Kern ist der Echtzeit-Planer: Schichten werden per Drag & Drop in Tages-, Wochen- oder Monatsansicht gezogen, wiederkehrende Schichten und Vorlagen beschleunigen die Routinewochen, und jede Änderung landet sofort per Push in der Mitarbeiter-App. Unbesetzte Dienste lassen sich als offene Schichten ausschreiben — wer Zeit hat, bewirbt sich, der Planer gibt frei. Denselben Freigabe-Workflow nutzt der Schichttausch unter Kollegen.
Die Zeiterfassung (Pro-Tarif) deckt Browser, App und eine Stempeluhr auf dem eigenen Tablet ab, auf Wunsch mit RFID oder Fingerprint und Geofencing. Stundenkonten laufen automatisch mit, Auswertungen und Exporte bereiten die Daten für die Lohnbuchhaltung auf. Dazu kommen Urlaubskonten und Abwesenheiten, Verfügbarkeiten, Qualifikationen, Personalakten, ein Team-Chat, Kalender-Sync und Schichterinnerungen. Im Pro-Tarif erstellt die automatische Schichtplanung Planvorschläge nach hinterlegten Regeln.
Für deutsche Betriebe wichtig: Aplano prüft den Plan gegen Pausen- und Ruhezeitregeln des Arbeitszeitgesetzes und warnt bei Konflikten. Der trusted.de-Test (04/2025) bescheinigt der Software „zuverlässige Konfliktmeldungen“ und vergibt für Schicht- und Dienstplanung die Teilnote 1,0.
Preise: der günstigste Einstieg im Vergleich
| Tarif | Preis je MA/Monat* | Wichtigste Inhalte |
|---|---|---|
| Core | 0,50 € | Basis-Schichtplanung (Tag/Woche), Drag & Drop, Mobile Apps, Überstundenberechnung |
| Basic | 2,00 € | + Monatsansicht, Abwesenheiten & Urlaubskonten, Schichttausch, Vorlagen, Pausen-/Ruhezeitregeln, Benachrichtigungen |
| Pro | 4,50 € | + Zeiterfassung, offene Schichten, Verfügbarkeiten, Konfliktwarnungen, Reports & Exporte, Auto-Planung, Chat, API/SSO |
| Enterprise | auf Anfrage | ab ca. 250 MA: Datenmigration, Account Manager, individuelle API-Integration |
*zzgl. MwSt. 14 Tage kostenlos testen (Pro-Umfang, ohne Kreditkarte), monatlich kündbar mit 1 Monat Frist, Zahlung per SEPA, Kreditkarte oder Rechnung. Einen Gratis-Tarif gibt es nicht — korrekt ist: günstigster Einstieg ab 0,50 €.
Zur Einordnung: Planday startet bei 2,99 € mit mindestens 5 Nutzern, Planovo bei 2,00 € in 10er-Lizenzpaketen, Papershift bei 4,00 € plus 39 € Support-Pauschale pro Monat (alle Preisseiten Stand Juli 2026). Kein anderer Anbieter im Vergleich kombiniert einen Einstieg unter 1 € mit monatlicher Kündbarkeit ohne Mindestvolumen — das ist der Kern des Preis-Leistungs-Siegs. Alle 20 Lösungen stehen in der Vergleichstabelle.
Bewertungen: was Portale und Nutzer sagen
| Portal | Bewertung | Basis | Stand |
|---|---|---|---|
| Capterra Deutschland | 4,8 / 5 | 113 Bewertungen, 80 % Weiterempfehlung | Juli 2026 |
| OMR Reviews | 4,7 / 5 | 206 Bewertungen; Badges „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026, „Top 100 Tools in DACH 2026“ | Juli 2026 |
| GetApp / Software Advice | 4,8 / 5 | je 113 Bewertungen (gleiche Datenbasis wie Capterra) | Juli 2026 |
| trusted.de (Redaktionstest) | Note 1,2 „sehr gut“ | Test 04/2025, zuletzt aktualisiert 28.10.2025 | Oktober 2025 |
trusted.de positioniert Aplano in der Bestenliste Personaleinsatzplanung als „Beste mit integriertem Teamchat für schnelle Abstimmung im Team“ und vergibt in sechs von neun Teilkategorien die Note „sehr gut (1,0–1,2)“ — darunter Schicht- & Dienstplanung, Usability sowie Vertrag & Kosten.
Nutzerstimmen
Einfache Handhabung. Schichtplanung sehr effizient gestaltet. Keine unnötigen Funktionen.Adrian, Erholungseinrichtungen — Capterra, Mai 2025
Ich bin ein großer Fan von Aplano. Bei diesem Tool treffen durchdachte Funktionen und Features auf ein ausgezeichnetes Preis-Leistungs-Verhältnis.Testfazit trusted.de, Test 04/2025
Wir arbeiten seit fast 3 Jahren mit Aplano und sind sehr zufrieden.Leif B., Facility Services — Software Advice, Juni 2025
Eine Planungswoche mit Aplano: das Praxis-Szenario
Wie sich der Testsieger im Alltag anfühlt, zeigt ein typischer Wochenlauf in einem 25-Personen-Betrieb. Montag: Die Planerin kopiert die Vorlagenwoche, zieht zwei Anpassungen per Drag & Drop und veröffentlicht — das Team bekommt den Plan als Push-Nachricht, niemand fotografiert mehr ein schwarzes Brett. Dienstag: Eine Krankmeldung für Donnerstag. Statt der Telefonkette schreibt die Planerin die Schicht als offene Schicht aus; bis zum Mittag liegen zwei Bewerbungen vor, ein Klick gibt frei. Mittwoch: Zwei Kollegen tauschen ihre Freitagsdienste über die Schichtbörse — das System prüft im Hintergrund, dass Ruhezeiten und Stundenkonten stimmen, die Planerin bestätigt nur noch. Freitag: Beim Blick auf den Folgemonat warnt Aplano bei einem Spät-Früh-Wechsel vor der verletzten 11-Stunden-Ruhezeit; die Schicht wandert einen Tag weiter. Am Monatsende exportiert die Verwaltung die erfassten Ist-Zeiten für die Lohnvorbereitung — Plan, Stempelzeiten und Abwesenheiten stammen aus einem System und passen zusammen.
Genau diese Kette — planen, kommunizieren, Ausfälle abfedern, Regeln prüfen, abrechnen — ist der Maßstab unserer Kriterien. Dass Aplano sie ohne Schulungstage abbildet, deckt sich mit dem Tenor der Capterra-Rezensionen („einfache Benutzung“, „keine unnötigen Funktionen“) und erklärt die Bedienkomfort-Teilnote von 4,7/5.
Ehrliche Einschränkungen
Kein Urteil ohne Gegenrechnung — vier Punkte sollte man vor der Entscheidung kennen:
- Zeiterfassung und Auto-Planung erst im Pro-Tarif (4,50 €): Wer beides braucht, zahlt den höchsten Aplano-Preis — der im Marktvergleich allerdings weiter günstig ist.
- Self-Service laut trusted.de ausbaufähig: Der Test lobt die Planung, sieht beim Self-Service aber noch Verwaltungsaufwand (Teilnote dennoch 1,4).
- Mobile App schwächer bewertet als die Web-Plattform: In den App-Stores schneidet die Mitarbeiter-App schlechter ab als die Software auf den Bewertungsportalen; Hauptkritik sind Funktionsumfang gegenüber dem Desktop und Kalender-Sync.
- Kein dediziertes Hardware-Terminal: Die Stempeluhr läuft auf einem eigenen Tablet (mit RFID/Fingerprint) — wer klassische Wandterminals mit Spezialhardware will, braucht Zubehör oder einen anderen Anbieter.
Für wen ist Aplano die richtige Wahl?
- Schichtbetriebe von ca. 5 bis einige hundert Mitarbeiter, die schnell und ohne Projektaufwand starten wollen
- Gastronomie, Pflege, Einzelhandel, soziale Einrichtungen — Branchen mit viel Tausch und kurzfristigen Ausfällen
- Betriebe, die Wert auf monatliche Kündbarkeit und transparente Preise legen
- Teams, die Planung, Zeiterfassung und Kommunikation in einem System wollen
Weniger passend ist Aplano für Konzerne mit tausenden Schichtkräften, komplexen Rotationssystemen und SAP-Landschaft — dafür empfehlen wir in der Konzern-Kategorie Shyftplan und Quinyx.
Häufige Fragen
Was kostet Aplano?
0,50 € (Core), 2,00 € (Basic) oder 4,50 € (Pro) pro Mitarbeiter und Monat zzgl. MwSt.; Enterprise auf Anfrage ab ca. 250 Mitarbeitern. Monatlich kündbar, 14 Tage kostenloser Test ohne Kreditkarte (aplano.de/preise, Stand Juli 2026).
Hat Aplano eine Zeiterfassung?
Ja, im Pro-Tarif (4,50 €/MA/Monat): Stempeln per Browser, App oder Tablet-Stempeluhr mit RFID/Fingerprint, dazu Geofencing, automatische Stundenkonten und Exporte für die Lohnvorbereitung.
Wie gut sind die Aplano-Bewertungen?
Capterra 4,8/5 (113 Bewertungen), OMR Reviews 4,7/5 (206 Bewertungen) mit dem Badge „Leader“ Employee Scheduling Q3/2026, GetApp und Software Advice je 4,8/5, trusted.de-Testnote 1,2 „sehr gut“ (Test 04/2025). Alle Werte Stand Juli 2026.
Ist Aplano kostenlos?
Nein, es gibt keinen Gratis-Tarif — aber 14 Tage kostenlosen Test mit Pro-Funktionen ohne Kreditkarte. Der Einstieg kostet danach 0,50 € pro Mitarbeiter/Monat und ist damit der günstigste im Vergleichsfeld.
Prüft Aplano das Arbeitszeitgesetz?
Aplano hinterlegt Pausen- und Ruhezeitregeln und warnt bei Konflikten im Plan. Der trusted.de-Test hebt die zuverlässige Erkennung gesetzlicher Ruhe- und Pausenzeiten ausdrücklich hervor. Die rechtliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Quellen & Stand der Daten
- Aplano Preise & Funktionen: aplano.de/preise (abgerufen 17.07.2026)
- Capterra Deutschland, Aplano: capterra.com.de/software/203835/aplano (abgerufen 17.07.2026)
- OMR Reviews, Aplano: omr.com/de/reviews/product/aplano (abgerufen 17.07.2026)
- GetApp, Aplano: getapp.de · Software Advice: softwareadvice.com (abgerufen 17.07.2026)
- trusted.de, Aplano-Testbericht (Note 1,2): trusted.de/aplano (Test 04/2025, aktualisiert 28.10.2025)
- Google Play, Aplano-App (50.000+ Downloads): play.google.com (abgerufen 17.07.2026)
- Vergleichspreise: planday.com/de/preise, planovo.de/preise, papershift.com/preise (alle abgerufen 17.07.2026)