Schichtplan-App kostenlos: Was Gratis-Tarife leisten und wo sie enden

Was „kostenlos“ bei einer Schichtplan-App bedeuten kann

Wer nach einer kostenlosen Schichtplan-App sucht, findet Angebote, die sich wirtschaftlich grundverschieden verhalten. Der wichtigste Unterschied liegt nicht im Funktionsumfang, sondern in der Frage, was am Tag X passiert: Läuft der Plan weiter, wird er gesperrt, oder wird er kostenpflichtig? Vier Modelle lassen sich unterscheiden:

Die Tabelle ist kein Außenseiter: In unserem Top-20-Ranking steht Excel/Google Sheets außer Konkurrenz auf Platz 1, weil die meisten Betriebe so beginnen und Kleinstteams mit stabilem Rhythmus damit auskommen. Wie ein Plan in der Tabelle sauber aufgebaut wird, zeigt die Anleitung Schichtplan erstellen. Dieser Beitrag behandelt die App-Seite: Was leisten Gratis-Tarife und Testphasen, und wo enden sie?

Welche Schichtplan-Apps es im Oktober 2026 kostenlos gibt

Die folgende Übersicht enthält nur Angaben, die wir auf den Websites der Anbieter im Oktober 2026 selbst geprüft haben. Preise und Grenzen ändern sich; maßgeblich ist immer die aktuelle Preisseite.

Auffällig ist, wie selten echte Gratis-Tarife sind. Die meisten Anbieter im deutschen Markt arbeiten mit Testphasen; ein Plan, der nach 30 Tagen gesperrt wird, ist aber keine kostenlose Schichtplan-App, sondern ein verlängerter Vorführtermin. Für die Auswahl ist das kein Nachteil – entscheidend ist, die Testphase richtig zu nutzen (dazu unten). Ausführliche Profile aller Lösungen mit Preisen und Bewertungen stehen im App-Vergleich; die Kategorie „Beste Gratis-Option“ begründet die Kategorien-Seite.

Sechs Grenzen, an denen Gratis-Schichtplanung endet

Gratis-Tarife sind so geschnitten, dass sie für kleine Teams funktionieren und für wachsende Betriebe an definierten Stellen enden. In der Praxis sind es fast immer dieselben sechs:

1. Nutzerlimit. Die Grenze bezieht sich in der Regel auf Nutzerkonten, nicht auf Vollzeitstellen. Ein Café mit vier Festangestellten und sieben Aushilfen hat elf Nutzer – und liegt damit bereits über einem Zehn-Nutzer-Limit. Mitgezählt werden je nach Anbieter auch Planer und Administratoren.
2. Ein Plan, ein Standort. Gratis-Tarife erlauben oft nur einen Schichtplan oder einen Standort. Wer Küche und Service, zwei Filialen oder Früh- und Nachtteam getrennt planen will, stößt daran schneller als an das Nutzerlimit.
3. Self-Service. Schichttausch mit Freigabe, Bewerbungen auf offene Schichten und Verfügbarkeiten sind die Funktionen, die Planungszeit tatsächlich sparen – und die in Einstiegstarifen am häufigsten fehlen oder beschränkt sind.
4. Zeiterfassung. Ein Schichtplan enthält Soll-Zeiten. Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung verlangt die tatsächlichen Zeiten. Viele Gratis-Pläne bieten eine einfache Stempelfunktion, aber keine Auswertung, keine Stundenkonten und keinen Soll-Ist-Abgleich.
5. Prüfung der Arbeitszeitregeln. Warnungen bei unterschrittener Ruhezeit zwischen zwei Schichten oder fehlenden Pausen gehören zu den wertvollsten Funktionen einer Schichtplan-App. Bei internationalen Plattformen ist eine Prüfung gegen deutsches Arbeitszeitrecht nicht selbstverständlich.
6. Support, Export und Ausstieg. Gratis-Nutzer erhalten meist nur Basis-Support. Wichtiger noch: Lässt sich der Datenbestand – Mitarbeitende, Pläne, Zeiten – vollständig exportieren, wenn das Tool gewechselt wird? Das sollte vor dem ersten Eintrag geklärt sein, nicht danach.

Eine siebte Grenze betrifft Werbung: Ist ein Tool werbefinanziert oder bindet es Tracking ein, fließen Nutzungsdaten an Dritte. Für den Zugriff auf Informationen in Endgeräten verlangt § 25 TDDDG grundsätzlich eine Einwilligung; im Arbeitsverhältnis ist eine freiwillige Einwilligung schwer darstellbar. Für ein Werkzeug, das Beschäftigte dienstlich nutzen müssen, ist ein werbefreier Tarif deshalb die sauberere Wahl.

Datenschutz: Auch die kostenlose App braucht einen AVV

Der häufigste Irrtum bei Gratis-Tools ist die Annahme, ohne Vertrag gebe es auch keine Pflichten. Das Gegenteil ist richtig. Ein Schichtplan enthält personenbezogene Daten: Namen, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, oft Telefonnummern und Qualifikationen. Der Betrieb, der diese Daten in ein Online-Tool einträgt, ist Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO; der Anbieter verarbeitet sie in dessen Auftrag. Für diese Konstellation schreibt Art. 28 DSGVO vor:

• Der Verantwortliche darf nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten (Art. 28 Abs. 1).
• Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage eines Vertrags, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenkategorien und die Pflichten des Auftragsverarbeiters festlegt (Art. 28 Abs. 3).
• Der Vertrag ist schriftlich abzufassen, was auch in elektronischem Format erfolgen kann (Art. 28 Abs. 9).

Ob der Tarif kostenlos ist, spielt dafür keine Rolle. Praktisch heißt das: Vor der ersten Eingabe echter Mitarbeiterdaten prüfen, ob der Anbieter einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) auch für den Gratis-Tarif anbietet und abschließt. Fehlt er, bleibt für die Testphase der Probelauf mit Pseudonymen oder Testdaten. Private Gratis-Konten von Kalender-, Messenger- oder Tabellendiensten sind dafür in aller Regel nicht vorgesehen – auch hier entscheidet die Frage, ob ein AVV für die geschäftliche Nutzung zur Verfügung steht.

Mit Betriebsrat kommt die Mitbestimmung hinzu. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt der Betriebsrat bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen. „Bestimmt“ ist eine Einrichtung nach ständiger Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts schon dann, wenn sie objektiv geeignet ist, solche Informationen zu erheben und aufzuzeichnen; auf eine Überwachungsabsicht kommt es nicht an (BAG, Beschluss vom 13. Dezember 2016 – 1 ABR 7/15, Rn. 22). Eine Schichtplan-App mit Stempelfunktion oder Auswertungen erfüllt das. Auch der Gratis-Test mit dem ganzen Team gehört deshalb vorher mit dem Betriebsrat abgestimmt; der Schichtplan selbst ist ohnehin nach § 87 Abs. 1 Nr. 2 und 3 BetrVG mitbestimmungspflichtig.

Zeiterfassung: was der Gratis-Plan leisten muss

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (1 ABR 22/21) steht fest, dass Arbeitgeber nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfassen müssen. Die Form ist nach geltendem Recht offen; Papier und Tabelle sind zulässig. Daneben bestehen zwei spezielle Aufzeichnungspflichten:

Ein Gratis-Plan, der nur Soll-Schichten verteilt, erfüllt keine dieser Pflichten. Er muss dann um eine separate Erfassung ergänzt werden – mit dem Aufwand, zwei Datenbestände abzugleichen. Für Betriebe mit Minijobbern oder in den Branchen des § 2a SchwarzArbG ist das ein zentrales Auswahlkriterium.

Für die Zukunft ist eine Verschärfung absehbar, aber nicht beschlossen: Der Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026 sieht eine tägliche elektronische Erfassung vor, mit gestaffelten Übergangsfristen und einer dauerhaften Ausnahme von der elektronischen Form für Betriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern. Es handelt sich um einen Entwurf, nicht um geltendes Recht (Stand Oktober 2026). Wer heute ein Werkzeug auswählt, sollte prüfen, ob die Zeiterfassung im gewählten Tarif enthalten ist oder sich ohne Systemwechsel ergänzen lässt.

Die Testphase richtig nutzen: ein Probelauf in 14 Tagen

Weil die meisten Anbieter Testphasen statt Gratis-Tarifen anbieten, entscheidet deren Nutzung über die Qualität der Auswahl. Vierzehn Tage reichen für einen echten Planungszyklus, wenn der Probelauf vorbereitet ist:

Die Krankmeldung ist der wichtigste Testfall: An ihr zeigt sich, ob die Ersatzsuche ins Team wandert oder beim Planer bleibt. Wie ein Ausfallpuffer organisiert wird, beschreibt der Beitrag Springerpool aufbauen; die typischen Fehler beim Umstieg listet Die 7 häufigsten Schichtplan-Fehler. Unsere Bewertungsmaßstäbe für den Vergleich erläutert die Kriterien-Seite.

Ab wann sich ein Bezahltarif rechnet

Der Vergleich „gratis gegen bezahlt“ wird oft falsch geführt, weil nur die Lizenzkosten verglichen werden. Die Rechnung hat zwei Seiten: Was kostet der Bezahltarif für das reale Team, und was kostet die Arbeit, die der Gratis-Plan nicht übernimmt? Die Lizenzseite für drei Teamgrößen:

Die Connecteam-Zeile zeigt den Sprung, der jeden Gratis-Tarif kennzeichnet: Mit dem elften Nutzer wird aus 0 ein fester Modulpreis, und wer weitere Module wie Kommunikation braucht, zahlt sie separat. Die Paketlogik bei Planovo wirkt ähnlich, nur in Zehnerschritten. Lineare Pro-Kopf-Preise ohne Grundgebühr verlaufen dagegen ohne Stufen.

Die zweite Seite der Rechnung ist die Planungszeit. Eine Annahme zur Veranschaulichung: Spart ein Werkzeug mit Schichttausch und automatischen Benachrichtigungen dem Planer eine Stunde pro Woche und kostet diese Stunde den Betrieb 30 € (beides betriebsindividuell zu ersetzen), entspricht das rund 130 € im Monat. Selbst der Pro-Tarif für 25 Personen liegt darunter. Der Gratis-Plan ist also nicht automatisch die günstigere Lösung; er ist es nur, solange das Team klein ist, wenig getauscht wird und keine Zeiterfassung im System gebraucht wird.

Wie der Plan anschließend ans Team kommt, ohne dass Aushang und App auseinanderlaufen, behandelt der Beitrag Schichtplan-Kommunikation.

Aplano: kein Gratis-Tarif, aber ein niedriger Einstieg

Unser Testsieger Aplano bietet keinen dauerhaft kostenlosen Tarif. Getestet wird 14 Tage im vollen Pro-Umfang, ohne Kreditkarte. Danach beginnt der Core-Tarif bei 0,50 € netto je Mitarbeitendem und Monat; Schichttausch, Abwesenheiten und Vorlagen enthält der Basic-Tarif für 2,00 €, Zeiterfassung, offene Schichten und automatische Planung der Pro-Tarif für 4,50 €. Es gibt keine Grundgebühr und keinen Mindestnutzer, der Vertrag ist monatlich kündbar. Pausen- und Ruhezeitkonflikte nach dem Arbeitszeitgesetz zeigt das System beim Planen an. Zur Einordnung: Zeiterfassung und Auto-Planung stecken erst im Pro-Tarif. Nutzerbewertungen: Capterra 4,8 von 5 bei 113 Bewertungen, OMR Reviews 4,7 von 5 bei 206 Bewertungen, Stand Juli 2026.

Häufige Fragen

Gibt es eine komplett kostenlose Schichtplan-App?

Ja, mit Grenzen. Connecteam bietet einen dauerhaft kostenlosen „Small Business Plan“ für bis zu zehn Nutzer mit einem Schichtplan und einer Stempeluhr; Schichtplaner-Online wirbt mit kostenloser Nutzung, ohne die Grenzen auf der Website auszuweisen (Stand Oktober 2026). Die meisten anderen Anbieter bieten statt eines Gratis-Tarifs eine Testphase von 14 bis 30 Tagen.

Wie viele Mitarbeiter kann ich kostenlos planen?

Beim Gratis-Tarif von Connecteam sind es bis zu zehn Nutzer (laut Preisseite, Stand Oktober 2026). Gezählt werden Nutzerkonten, also auch Aushilfen und Minijobber. Ab dem elften Nutzer wird ein Bezahltarif fällig, abgerechnet in US-Dollar je Modul. Eine Tabelle oder Vorlage kennt keine Nutzergrenze, aber auch keine App und keinen Tausch.

Ist Microsoft Teams „Schichten“ kostenlos?

Es kostet keinen Aufpreis, setzt aber eine Teams-Lizenz voraus. Für Betriebe, die Microsoft 365 mit Teams ohnehin nutzen, ist es damit ohne Zusatzkosten verfügbar; laut Microsoft ist die App standardmäßig für alle Teams-Nutzer aktiviert. Gäste in einem Team können Schichten nicht nutzen.

Brauche ich für eine kostenlose Schichtplan-App einen Auftragsverarbeitungsvertrag?

Ja. Wer Daten von Beschäftigten in ein Online-Tool einträgt, bleibt Verantwortlicher; der Anbieter verarbeitet im Auftrag. Art. 28 DSGVO verlangt dafür einen Vertrag, der schriftlich oder elektronisch geschlossen wird – unabhängig davon, ob der Tarif etwas kostet. Ohne AVV sollten in der Testphase nur Testdaten oder Pseudonyme verwendet werden.

Reicht die Zeiterfassung einer Gratis-App aus?

Das hängt vom Umfang ab. Nach BAG 1 ABR 22/21 sind Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit zu erfassen; bei Minijobs und in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG verlangt § 17 MiLoG zusätzlich die Dauer, spätestens bis zum siebten Kalendertag, mit zwei Jahren Aufbewahrung. Eine einfache Stempelfunktion genügt, wenn sie diese Daten vollständig und exportierbar speichert.

Ist Aplano kostenlos?

Nein. Aplano bietet eine 14-tägige Testphase im Pro-Umfang ohne Kreditkarte. Danach kostet der Core-Tarif 0,50 €, Basic 2,00 € und Pro 4,50 € je Mitarbeitendem und Monat zuzüglich Mehrwertsteuer, ohne Grundgebühr und monatlich kündbar.

Gratis-Tarif oder Testphase – was ist für die Auswahl besser?

Für die Auswahl ist die Testphase oft aussagekräftiger, weil sie den vollen Funktionsumfang zeigt. Ein Gratis-Tarif eignet sich, wenn das Team dauerhaft unter dem Nutzerlimit bleibt und die eingeschränkten Funktionen reichen. In beiden Fällen gilt: einen echten Planungszyklus mit Tausch und Krankmeldung durchspielen und den Datenexport vor der Entscheidung testen.

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Quellen & Stand der Daten

1. Connecteam: Preise und „Small Business Plan“ (kostenlos bis 10 Nutzer, ein Schichtplan, eine Stempeluhr; abgerufen Oktober 2026): connecteam.com
2. Microsoft Learn: Manage the Shifts app (Teams-Lizenz erforderlich, standardmäßig aktiviert, keine Gäste): learn.microsoft.com
3. Microsoft Learn: Shifts for your frontline organization (Funktionsumfang): learn.microsoft.com
4. Schichtplaner-Online: Startseite und Funktionsübersicht (abgerufen Oktober 2026): schichtplaner-online.de
5. Aplano: Preise und Testphase: aplano.de
6. Planday: Preise und Testphase: planday.com
7. Planovo: Preise, 10er-Lizenzpakete, Testphase: planovo.de
8. Crewmeister: Preise und Testphase: crewmeister.com
9. Papershift: Preise, Testphase nach Buchung, Support-Pauschale: papershift.com
10. Art. 4 DSGVO (Begriffsbestimmungen, Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter): dsgvo-gesetz.de
11. Art. 28 DSGVO (Auftragsverarbeiter, Vertrag, Schriftform auch elektronisch): dsgvo-gesetz.de
12. § 25 TDDDG (Schutz der Privatsphäre bei Endeinrichtungen): gesetze-im-internet.de
13. § 87 BetrVG (Mitbestimmungsrechte, Abs. 1 Nr. 2, 3 und 6): gesetze-im-internet.de
14. BAG, Beschluss vom 13. Dezember 2016 – 1 ABR 7/15 (objektive Eignung zur Überwachung genügt): bundesarbeitsgericht.de
15. BAG, Beschluss vom 13. September 2022 – 1 ABR 22/21 (Pflicht zur Arbeitszeiterfassung): bundesarbeitsgericht.de
16. § 3 ArbSchG (Grundpflichten des Arbeitgebers): gesetze-im-internet.de
17. § 16 ArbZG (Arbeitszeitnachweise, zwei Jahre Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de
18. § 17 MiLoG (Aufzeichnung bis zum siebten Kalendertag, zwei Jahre Aufbewahrung): gesetze-im-internet.de
19. Referentenentwurf des BMAS vom 18. Juni 2026 zum Arbeitszeitgesetz (Entwurf, kein geltendes Recht): Einordnung: osborneclarke-arbeitsrecht.de

Stand: 7. Oktober 2026. Anbieterangaben zu Gratis-Tarifen, Testphasen und Preisen wurden im Oktober 2026 auf den Websites der Anbieter geprüft und können sich jederzeit ändern; maßgeblich ist die jeweils aktuelle Preisseite. Die Rechnung zur Planungszeit beruht auf ausdrücklich angenommenen Werten und ist durch betriebseigene Werte zu ersetzen. Rechtsinformationen ersetzen keine Beratung im Einzelfall. Die Aplano-Bewertungen stammen von Capterra und OMR Reviews (Stand Juli 2026).